Uw bedrijvengids
Image default
Zakelijk

Papierloos werken met CRM van SuperOffice

Met behulp van een geschikt CRM-systeem kunt u de digitale transformatie in uw eigen bedrijf brengen. 

De digitalisering van anders analoge processen kan gepaard gaan met tal van voordelen voor bedrijven. Bronnen zoals papier of printerinkt kunnen bijvoorbeeld worden opgeslagen. Het maakt het ook mogelijk om alle belangrijke informatie samen te brengen op een centrale, digitale locatie. Dit heeft bijvoorbeeld als voordeel dat de samenwerking tussen afdelingen wordt geoptimaliseerd, omdat alle medewerkers met dezelfde data in hetzelfde systeem werken. Daarnaast kunnen de gegevens gericht worden samengevoegd en holistisch worden geëvalueerd. Op deze manier kunnen bedrijven een zo volledig mogelijk beeld krijgen van hun eigen klanten. Dit stelt hen op hun beurt in staat om precies aan de eisen van hun eigen klanten te voldoen en veranderingen in klantgedrag in een vroeg stadium te herkennen. In het volgende willen we daarom graag klantrelatiebeheer onder de loep nemen en de rol van CRM laten zien. Ook wordt er concreet gekeken naar een van de bekendere aanbieders van CRM-oplossingen op de markt: SuperOffice. 

Een blik op CRM 

Customer Relationship Management (CRM) verwijst naar de consistente oriëntatie van een bedrijf op zijn eigen klanten. Dit gaat ook gepaard met een systematisch ontwerp van alle klantrelatieprocessen. Deze kunnen met behulp van CRM-software volledig digitaal in kaart worden gebracht en vervolgens binnen het systeem worden beheerd en geoptimaliseerd. De software fungeert ook als een centrale database voor alle klantinformatie. CRM-systemen kunnen ook verschillende toepassingsgebieden en taken combineren. Een taakgebied of een afdeling komt meestal overeen met een module. De belangrijkste modules van een CRM-systeem zijn rapportage, callcenter, contactbeheer, verkoop, klantenservice, marketing, projectmanagement en workflowmanagement. 

Papierloos werken met CRM

Een papierloos werken of in de volksmond ook het “paperless office” kan op al deze gebieden worden geïmplementeerd. Niet alleen het CRM-systeem zelf is relevant, maar ook een document management systeem (DMS). Dit is een softwareoplossing waarmee bedrijven digitale documenten kunnen beheren. Zelfs documenten die oorspronkelijk analoog beschikbaar waren, kunnen met een DMS worden beheerd. Speciale scanners die gebruik maken van Optical Character Recognition (OCR) worden vervolgens gebruikt voor digitalisering. OCR-scanners maken niet alleen een afbeelding van het document, maar leggen ook de inhoud ervan vast tijdens het scanproces. Op deze manier worden volwaardige, digitale documenten gemaakt, die kunnen worden geïndexeerd en gevonden met behulp van bijvoorbeeld een full-text zoekopdracht. Als bedrijven het papierloze kantoor willen realiseren, moeten ze letten op de compatibiliteit met het betreffende DMS bij het zoeken naar een CRM-systeem. Compatibiliteit met andere systemen, zoals ERP, is ook relevant. Dit is de enige manier om een naadloze uitwisseling van informatie te garanderen zonder verstoringen van de media. 

De CRM-markt: SuperOffice & Co. 

Veel bedrijven vinden het echter niet eenvoudig om een geschikte CRM-software te kiezen vanwege onder andere de omvang en diversiteit van de markt. In de zoektocht naar een geschikt systeem zullen veel bedrijven vroeg of laat de naam “SuperOffice” tegenkomen. Dit is het bedrijf dat de gelijknamige CRM-software levert. Het hoofdkantoor van het bedrijf is gevestigd in Noorwegen. Sinds 2020 is het eigendom van het Nederlandse softwarebedrijf Infobridge. CRM-oplossingen zijn zowel in de on-premises versie als als SaaS beschikbaar.