De verborgen kosten van SaaS

Software is voor veel bedrijven een van de grootste terugkerende kostenposten. Teams gebruiken tientallen, en soms honderden, SaaS-applicaties voor communicatie, projectmanagement, boekhouding, sales, design, beveiliging en andere dagelijkse taken.

Maar er is een probleem dat vaak onopgemerkt blijft: bedrijven blijven regelmatig betalen voor software die medewerkers niet meer gebruiken.

Een paar ongebruikte abonnementen lijken misschien niet belangrijk. Binnen een hele organisatie kunnen deze kosten echter oplopen tot duizenden euro’s per jaar.

Het goede nieuws is dat bedrijven deze verspilling kunnen opsporen en verminderen zonder hun teams te hinderen. De sleutel is een gestructureerd proces voor het beheren van softwarelicenties.

Waarom bedrijven betalen voor ongebruikte software

Ongebruikte softwarelicenties ontstaan zelden doordat iemand bewust geld verspilt. Meestal zijn ze het gevolg van normale bedrijfsprocessen.

Een medewerker verlaat het bedrijf, maar het SaaS-account blijft actief. Een afdeling neemt een nieuwe applicatie in gebruik en vergeet een oudere tool. Een medewerker heeft een licentie slechts af en toe nodig, maar behoudt deze permanent.

Andere veelvoorkomende situaties zijn:

• Medewerkers beschikken over meerdere tools met vergelijkbare functies.
• Abonnementen worden automatisch verlengd.
• Licenties zijn aangeschaft voor projecten die inmiddels zijn afgerond.
• Voormalige medewerkers hebben nog actieve accounts.
• Medewerkers veranderen van functie zonder dat hun licenties opnieuw worden beoordeeld.
• Gratis proefabonnementen worden automatisch omgezet in betaalde abonnementen.
• Afdelingen kopen zelfstandig software zonder centraal overzicht.
• Bedrijven betalen voor duurdere licentieniveaus dan medewerkers daadwerkelijk nodig hebben.

Het probleem wordt groter naarmate een bedrijf groeit. Wat in een klein bedrijf handmatig kan worden bijgehouden, wordt al snel moeilijk wanneer er honderden of duizenden gebruikers zijn.

De werkelijke kosten van ongebruikte SaaS-licenties

De kosten van een ongebruikte licentie beperken zich niet tot het abonnementsgeld.

Stel dat een bedrijf 250 medewerkers heeft. Als het gemiddeld €50 per maand betaalt voor een softwarelicentie en slechts 90% van die licenties daadwerkelijk nodig is, vertegenwoordigen de ongebruikte 10%:

25 × €50 × 12 = €15.000 per jaar

En dat is slechts voor één softwareproduct.

De meeste organisaties gebruiken veel verschillende applicaties. Als hetzelfde probleem voorkomt bij projectmanagement, CRM, design, samenwerking, analytics en andere software, kan het totale bedrag aanzienlijk oplopen.

Er zijn ook indirecte kosten. Ongebruikte accounts verhogen de administratieve werklast, maken gebruikersbeheer complexer en kunnen extra beveiligingsrisico’s veroorzaken.

Hoe vind je ongebruikte softwarelicenties?

De eerste stap is weten welke software de organisatie daadwerkelijk gebruikt en bezit.

Dat klinkt eenvoudig, maar veel bedrijven hebben geen volledig en actueel overzicht van hun software.

Een bruikbare inventaris bevat bijvoorbeeld:

• Software- of SaaS-product
• Aantal aangekochte licenties
• Aantal toegewezen licenties
• Aantal actieve gebruikers
• Type abonnement
• Licentieniveau
• Start- en verlengingsdatum van het contract
• Kosten
• Verantwoordelijke binnen de organisatie
• Afdeling

Wanneer deze informatie beschikbaar is, kunnen bedrijven vergelijken waarvoor ze betalen en hoe de software daadwerkelijk wordt gebruikt.

Kijk verder dan alleen toegewezen licenties

Een veelgemaakte fout is ervan uitgaan dat een toegewezen licentie ook een gebruikte licentie is.

Een medewerker kan een licentie aan zijn account toegewezen hebben, maar de applicatie nauwelijks of nooit gebruiken.

Daarom is het belangrijk om, waar mogelijk, naar daadwerkelijk gebruik te kijken.

Nuttige indicatoren zijn onder meer:

• Laatste login
• Frequentie van gebruik
• Aantal actieve gebruikers
• Gebruikte functies
• Opslag- of activiteitsniveau
• API-activiteit
• Gebruiksfrequentie gedurende de afgelopen 30, 60 of 90 dagen

De juiste grenswaarde hangt af van de software en de organisatie.

Een beveiligingstoepassing moet bijvoorbeeld beschikbaar zijn, ook als deze niet dagelijks wordt gebruikt. Een gespecialiseerde designtool kan dan weer terecht alleen tijdens bepaalde projecten worden gebruikt.

Het doel is dus niet om simpelweg elke recent ongebruikte licentie te verwijderen. Het doel is om te begrijpen of een licentie nog bedrijfswaarde oplevert.

Beoordeel verschillende soorten gebruikers

Niet elke gebruiker heeft dezelfde licentie nodig.

Veel SaaS-aanbieders bieden verschillende abonnementen of licentieniveaus. Bedrijven kunnen soms kosten besparen door het licentietype af te stemmen op de werkelijke behoeften van de gebruiker.

Een medewerker kan bijvoorbeeld een premiumlicentie hebben omdat dat de standaardoptie was toen het account werd aangemaakt. Als die medewerker alleen basisfuncties gebruikt, kan een goedkoper abonnement voldoende zijn.

Een licentiecontrole moet daarom twee afzonderlijke vragen beantwoorden:

Heeft deze persoon de software nodig?

En:

Heeft deze persoon dit specifieke licentieniveau nodig?

De tweede vraag kan aanzienlijke besparingen opleveren.

Vergeet voormalige medewerkers niet

Het offboardingproces van medewerkers is een andere belangrijke bron van licentieverlies.

Wanneer iemand de organisatie verlaat, moet de toegang worden gecontroleerd als onderdeel van het offboardingproces.

Dit omvat:

1. Het account van de gebruiker uitschakelen.
2. De toegewezen software controleren.
3. Licenties waar nodig terugnemen.
4. Eigenaarschap van belangrijke bestanden of gegevens overdragen.
5. Controleren of andere gebruikers de vrijgekomen licentie nodig hebben.

Door dit proces waar mogelijk te automatiseren, voorkom je dat licenties maandenlang actief blijven nadat een medewerker is vertrokken.

Voer regelmatig een licentiecontrole uit

Een eenmalige opschoning kan direct besparingen opleveren, maar lost het onderliggende probleem niet op.

Er wordt voortdurend nieuwe software aangeschaft. Medewerkers veranderen van functie. Mensen verlaten de organisatie. Projecten eindigen. Leveranciers wijzigen hun prijs- en licentiemodellen.

Daarom moet softwarelicentiebeheer een doorlopend proces zijn.

Voor veel organisaties is een kwartaalcontrole een goed uitgangspunt. Complexere IT-omgevingen kunnen behoefte hebben aan continue monitoring.

De controle moet zich richten op:

• Ongebruikte licenties
• Onderbenutte licenties
• Dubbele applicaties
• Komende verlengingen
• Optimalisatie van licentieniveaus
• Contractvoorwaarden
• Veranderingen in het aantal medewerkers
• Nieuwe softwareaankopen

Beheer ook nieuwe softwareaankopen

Het verminderen van bestaande verspilling is slechts een deel van het probleem.

Bedrijven moeten ook controleren hoe nieuwe software binnen de organisatie wordt geïntroduceerd.

Zonder duidelijk aankoopproces kunnen medewerkers en afdelingen zelfstandig SaaS-applicaties aanschaffen. Dit kan leiden tot dubbele tools, onnodige abonnementen en wat ook wel shadow IT wordt genoemd.

Een eenvoudig goedkeuringsproces kan helpen.

Voordat een nieuwe applicatie wordt aangeschaft, kunnen organisaties vragen:

• Hebben we al een tool die deze functionaliteit biedt?
• Wie gaat de software gebruiken?
• Hoeveel licenties zijn daadwerkelijk nodig?
• Wat zijn de totale jaarlijkse kosten?
• Wat gebeurt er met het abonnement wanneer het project eindigt?
• Welke gegevens worden in de applicatie opgeslagen?
• Wie is eigenaar van het contract?
• Wanneer wordt het contract verlengd?

Deze vragen kunnen onnodige kosten voorkomen voordat ze ontstaan.

Softwarelicentie-optimalisatie is meer dan kosten besparen

Het doel van Software Asset Management (SAM) zou niet moeten zijn om koste wat kost het aantal licenties te verminderen.

Licenties verwijderen die medewerkers daadwerkelijk nodig hebben, kan problemen met de productiviteit veroorzaken. Medewerkers kunnen dan tijd verliezen met het aanvragen van toegang, accounts delen of op zoek gaan naar onofficiële alternatieven.

Een betere aanpak is het optimaliseren van de softwareomgeving.

Dat betekent:

• De juiste software
• Het juiste aantal licenties
• Het juiste licentietype
• De juiste gebruikers
• De juiste contracten

Zo ontstaat een balans tussen kosten, productiviteit, compliance en beveiliging.

Wat is Software Asset Management?

Software Asset Management (SAM) is het gestructureerd beheren van software gedurende de volledige levenscyclus.

Dit omvat onder meer software-inventarisatie, licentiebeheer, compliance, aankoop, gebruik en optimalisatie.

SAM maakt vaak deel uit van een bredere IT Asset Management (ITAM)-strategie, die ook hardware en andere IT-middelen omvat.

Voor organisaties met een grote of complexe softwareomgeving kan een formeel ITAM- of SAM-programma zorgen voor een veel duidelijker beeld van IT-kosten en risico’s.

Begin met een eenvoudige software-audit

Bedrijven hebben niet per se een complex ITAM-programma nodig om te beginnen met het opsporen van verspilling.

Een eenvoudige controle kan starten met een spreadsheet waarin alle bekende softwareabonnementen worden opgenomen.

Noteer voor elke applicatie:

• Leverancier
• Product
• Aantal licenties
• Aantal actieve gebruikers
• Licentiekosten
• Contracteigenaar
• Verlengingsdatum
• Licentietype
• Gebruiksinformatie
• Zakelijk doel

Identificeer vervolgens licenties die ongebruikt of onderbenut zijn, of waarvan de verlenging eraan komt.

Deze oefening kan op zichzelf al abonnementen aan het licht brengen die niet langer nodig zijn.

Voor grotere organisaties kunnen gespecialiseerde ITAM- en SAM-tools een groot deel van dit proces automatiseren door software-inventarisatie te koppelen aan gebruiks- en aankoopgegevens.

De grootste besparingskans kan bij verlenging liggen

Softwareverlengingen zijn een van de beste momenten om onnodige uitgaven te verminderen.

In plaats van een bestaand contract automatisch te verlengen, moeten bedrijven vóór de verlenging hun werkelijke behoeften opnieuw beoordelen.

Stel daarbij vragen zoals:

• Hoeveel licenties werden daadwerkelijk gebruikt?
• Welke gebruikers hebben nog toegang nodig?
• Zijn alle functies nodig?
• Is de organisatie gegroeid of gekrompen?
• Zijn er dubbele applicaties?
• Zijn er betere prijsopties beschikbaar?
• Bevat het contract automatische verlengingsvoorwaarden?

Door deze controle enkele weken of maanden vóór de verlengingsdatum te starten, heeft de organisatie tijd om wijzigingen door te voeren.

Wachten tot de verlengingsdatum laat vaak weinig ruimte voor onderhandeling.