Duurzaam organiseren: zo maak je evenementen groener

De wereld verandert, en daarmee ook de manier waarop we evenementen organiseren. Waar vroeger vooral werd gekeken naar uitstraling en beleving, speelt tegenwoordig ook duurzaamheid een steeds grotere rol. Bedrijven, overheden en instellingen voelen de verantwoordelijkheid om hun impact te verkleinen – ook als het gaat om congressen, beurzen, personeelsfeesten of andere bijeenkomsten.

Maar wat betekent duurzaam organiseren in de praktijk? In deze blog lees je waarom het belangrijk is, waar je op kunt letten én hoe je jouw evenement een stuk groener maakt – zonder in te leveren op kwaliteit of beleving.

Waarom duurzaam organiseren?

Duurzaam organiseren is niet alleen goed voor de planeet, maar ook voor het imago van jouw organisatie. Het laat zien dat je verantwoordelijkheid neemt en bewust keuzes maakt. Bovendien waarderen steeds meer bezoekers en deelnemers het als een event milieubewust is opgezet.

Enkele voordelen van duurzaam organiseren:

• Je verkleint de ecologische voetafdruk van je evenement

• Je voldoet aan MVO-doelstellingen of duurzaamheidsrapportages

• Je laat zien dat jouw organisatie innovatief en toekomstgericht is

• Je bespaart vaak ook op kosten (denk aan minder materiaalverbruik of minder afvalverwerking)

• Je spreekt een bewuste doelgroep aan

1. Kies een duurzame locatie

Een groene locatie vormt de basis van elk duurzaam evenement. Let bij het kiezen van een locatie op:

• Energieverbruik: werkt de locatie met groene stroom of is het pand energiezuinig?

• Afvalbeleid: is er gescheiden afvalinzameling? Wordt afval gerecycled of hergebruikt?

• Cateringbeleid: maakt de locatie gebruik van lokale leveranciers, biologische producten of plantaardige opties?

• Bereikbaarheid: is de locatie goed bereikbaar met het OV en zijn er oplaadpunten voor elektrische auto’s?

Vraag de locatiehouder gerust naar duurzaamheidsinitiatieven en keurmerken (zoals Green Key, ISO 14001 of BREEAM-certificering). Als voorbeeld kan je naar de website van Spant Bussum gaan. zij hebben ook veel info over hoe zij duurzame evenementen organiseren. 

2. Kies voor duurzame catering

Catering is vaak één van de grootste onderdelen van een evenement, en dus ook een belangrijk aandachtspunt als je wilt verduurzamen. Hier kun je onder andere op letten:

• Seizoensgebonden en lokale ingrediënten: producten van dichtbij hebben een lagere CO₂-uitstoot

• Plantaardige alternatieven: minder vlees en zuivel = minder milieubelasting

• Minimaliseer voedselverspilling: werk met vooraf bekende aantallen, kleinere porties, of doneer overschotten

• Herbruikbare of biologisch afbreekbare verpakkingen: weg met single-use plastics

Duurzame catering is vaak verrassend smaakvol én vernieuwend. En het laat een blijvende indruk achter bij gasten.

3. Beperk materiaalverbruik

Veel materiaal dat gebruikt wordt bij evenementen verdwijnt na afloop in de prullenbak. Denk aan drukwerk, decoratie, promotiemateriaal en verpakkingen. Dit kun je beperken door:

• Digitale communicatie: vervang flyers, programmaboekjes en tickets door digitale alternatieven

• Herbruikbare decoratie en aankleding: werk met duurzame leveranciers of huur materiaal

• Duurzame giveaways: kies voor nuttige of plantaardige cadeaus, of sla ze helemaal over

• Beperk het aantal drukmaterialen: één banner met QR-code kan veel vervangen

Vraag leveranciers om mee te denken over circulaire of herbruikbare oplossingen.

4. Denk na over vervoer en bereikbaarheid

Vervoer is vaak verantwoordelijk voor het grootste deel van de CO₂-uitstoot bij evenementen. Gelukkig kun je dit beperken:

• Kies een centraal gelegen locatie die goed bereikbaar is met openbaar vervoer

• Stimuleer carpoolen met inschrijflijsten of carpoolapps

• Voorzie in oplaadpunten voor elektrische auto’s en fietsen

• Regel elektrische pendeldiensten als je gasten moet vervoeren tussen locaties

• Bied korting of beloningen aan voor bezoekers die met de fiets of het OV komen

Een slim mobiliteitsplan levert veel milieuwinst op én draagt bij aan de bereikbaarheid van je event.

5. Werk samen met duurzame leveranciers

Kijk bij de organisatie van je evenement verder dan alleen de locatie. Denk ook aan:

• AV-techniek en lichtinstallaties: kies voor energiezuinige apparatuur

• Standbouw: werk met modulaire, herbruikbare elementen

• Drukwerk: laat printen op gerecycled papier met milieuvriendelijke inkt

• Evenementenbureaus: kies voor partners die duurzaamheid actief omarmen

Vraag partners hoe zij omgaan met afval, energieverbruik en transport. Transparantie is key.

6. Maak duurzaamheid zichtbaar en bewust

Als je duurzame keuzes maakt, mag je die ook communiceren. Dat draagt bij aan bewustwording én waardering. Denk aan:

• Uitleg op je eventwebsite: beschrijf kort wat je doet op het gebied van duurzaamheid

• Visuele communicatie op locatie: geef aan waarom er geen papieren boekjes zijn, waarom de lunch vegetarisch is, etc.

• Delen van resultaten: communiceer achteraf het aantal bespaarde kilometers, kilo’s afval of CO₂-uitstoot

• Bezoekers betrekken: geef ze bijvoorbeeld de keuze om CO₂ te compenseren bij inschrijving

Maak duurzaamheid onderdeel van je verhaal, zonder belerend te zijn. Kleine boodschappen kunnen een groot effect hebben.

7. Meet en evalueer je impact

Duurzaam organiseren stopt niet bij goede intenties. Door je keuzes te meten en evalueren, kun je verbeteren en leren voor volgende events. Je kunt bijvoorbeeld:

• Een CO₂-footprint berekening maken (samen met de locatie of een extern bureau)

• Een korte evaluatie onder bezoekers houden over duurzaamheid

• Interne rapportages maken voor je MVO-afdeling of stakeholders

• Leren van leveranciers en ervaringen delen met andere organisatoren

Zo wordt duurzaam organiseren een doorlopend leerproces – en geen eenmalige actie.