Wat te doen als je medewerkers vastlopen in het visum-proces?

Je kent het vast wel: je hebt eindelijk die perfecte internationale kandidaat gevonden. Alles is geregeld: het contract, de werkplek, zelfs de welkomstborrel staat in de planning. Maar dan loopt het visum-proces vast. Frustrerend voor jou, maar nog frustrerender voor je nieuwe medewerker die in onzekerheid zit. 

Je staat er niet alleen voor

Dit is precies waar ailf.nl om de hoek komt kijken. Als migratiespecialist met ervaren immigratieadvocaten weten zij precies hoe ze vastgelopen visum-processen weer op gang kunnen krijgen. Ze kennen de procedures van binnen en buiten en weten precies welke stappen je moet zetten om je medewerker zo snel mogelijk aan boord te krijgen.

Geen paniek 

Het belangrijkste is om kalm te blijven, hoe moeilijk dat ook is. Een vastgelopen visum-proces betekent niet het einde van de wereld. Het gebeurt vaker dan je denkt en er is bijna altijd een oplossing. Communiceer open met je medewerker over de situatie. Niets is erger dan in onzekerheid zitten, dus houd elkaar op de hoogte, ook als er (nog) geen nieuws is.

Check waar mis gaat

Voordat je actie onderneemt, is het belangrijk om helder te krijgen waar het proces vastloopt. Is er een document dat ontbreekt? Zijn er onduidelijkheden in de aanvraag? Of is er misschien sprake van een administratieve vertraging? Door de precieze oorzaak te achterhalen, kun je gerichter actie ondernemen.

Maak een actieplan

Nu je weet waar het probleem zit, kun je een plan maken. Verzamel alle benodigde documenten, zorg voor correcte vertalingen als dat nodig is, en controleer alle informatie dubbel. Soms helpt het ook om een begeleidende brief toe te voegen waarin je uitlegt waarom deze medewerker zo belangrijk is voor je organisatie.

Denk aan alternatieven

Terwijl je wacht op het visum, kun je alvast nadenken over tijdelijke oplossingen. Misschien kan je nieuwe medewerker alvast remote beginnen met bepaalde taken? Of kun je het inwerktraject aanpassen, zodat niet-locatiegebonden onderdelen als eerste worden gedaan? Wees creatief, maar zorg wel dat je binnen de regels blijft.

Voorkom herhaling

Als het visum eenmaal is geregeld, is het slim om te evalueren wat er precies misging. Zo kun je volgende keren problemen voorkomen. Maak een duidelijk stappenplan voor toekomstige internationale aanwervingen en houd bij welke documenten vaak voor vertraging zorgen.

Kennis

Overweeg om iemand in je hr-team te specialiseren in internationale aanwervingen. Kennis van visum-procedures is goud waard als je regelmatig mensen uit het buitenland aanneemt. Of bouw een goede relatie op met experts zoals AILF, zodat je snel kunt schakelen als het nodig is.