Tips voor het organiseren van een congres

Je wilt graag een congres organiseren. Maar zoals je misschien wel verwacht komt daar nogal veel bij kijken. Je kunt ervoor kiezen om het organiseren van het congres uit te besteden aan een externe partij. Maar een beetje uitdaging kan nooit kwaad toch? Dus waarom niet zelf proberen? Hier een aantal tips waar je aan moet denken bij het organiseren van een congres.

1.     Bereidt een goede basis voor

Je hoofd zitten natuurlijk vol met allerlei ideeën over het programma, maar het is belangrijk om de structuur te behouden om een goed congres te kunnen organiseren. Houd je gewenste resultaat in gedachten, dan kun je daar het beste naartoe werken. Begin met het formuleren van doelstellingen. Wat je wilt bereiken tijdens het congres? Analyseer dan de doelgroep. Hoe inspireer je de doelgroep? Waar worden ze blij van?

2.     Betrek relevante partijen

Het is belangrijk om te weten hoe partijen die over de inhoud gaan, het evenement voor zich zien en wat zij graag willen bijdragen. Door hen tijdig op de hoogte te stellen, kunnen verwachtingen uitgesproken worden en kom je niet voor verrassingen te staan. 

3.     Zoek een passende locatie

Een inspirerende locatie verrast de doelgroep en maakt het evenement ook onderscheidend. Naast de ruimte die er wordt aangeboden denkt een goed conferentieoord ook mee om het ideale resultaat te realiseren. Belangrijk is om rekening te houden met de bereikbaarheid. Is het ook bereikbaar met het OV? Is er genoeg (gratis) parkeergelegenheid? Mocht je een meerdaags congres organiseren, is het natuurlijk wel zo vriendelijk om je gasten tips te geven wat betreft accommodaties waar ze kunnen overnachten. Soms kan dit op de locatie zelf, wel zo makkelijk. Neem bijvoorbeeld eens een kijkje bij dit zakelijke hotel bij Den Bosch.

4.     Stuur op tijd een ‘save the date’

Reserveer vroegtijdig een locatie en nodig dan de doelgroep uit voor de desbetreffende dag. Zo kunnen gasten deze datum vrijhouden en krijg je niet op het laatste moment nog allerlei afmeldingen. Het is wel handig om de genodigden te vragen of ze zich officieel willen aanmelden, zodat je de juiste schatting kan maken van het aantal gasten. Tip: Instagram stories kunnen wellicht interessant zijn om je bezoekers op de hoogte te houden. Hierdoor blijf je ze betrekken naarmate de dag van het congres nadert door middel van bijvoorbeeld een quiz op de Instagram stories over wie ze graag zouden zien op het congres, of bijvoorbeeld bekend maken wie gastsprekers zijn.

5.     Inspireer je gasten

De inhoud van het congres is natuurlijk erg belangrijk om over na te denken. De juiste invulling van het programma maakt het congres succesvol. Zorg daarom voor genoeg variatie en inspiratie tijdens het congres. Zo kun je ervoor kiezen om ook workshops aan te bieden, of break out sessies te plannen. Deze sessies moeten natuurlijk wel passen bij het thema van het congres. Het is belangrijk bij het invullen van het programma om een tijdsschema te maken. Overleg met de partijen die over de inhoud gaan goed over de duur, en wees realistisch met het inplannen van de pauzes. Ook een draaiboek is noodzakelijk bij het organiseren van een congres. Zo kan iedereen terugvallen op een document waarin het hele reilen en zeilen terug te vinden is.

6.     Overleg en communiceer

Overleg regelmatig met je team over het congres, zodat voor iedereen de bedoeling van het congres duidelijk is en iedereen weet wat hij of zij moet doen. Ook maak je het voor het publiek interessanter om te luisteren wanneer je hen betrekt in het verhaal. Zorg dus ook voor interactie met het publiek, stel vragen!

7.     Evalueer

De evaluatie is één van de belangrijkste punten bij het organiseren van een congres. Bekijk kritisch wat minder goed ging en wat juist wel goed ging, en neem dit mee wanneer je een volgend congres gaat organiseren.